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Mobox项目文档管理能力是项目成功的重要保障 Mobox项目文档管理能力是项目成功的重要保障

Mobox项目文档管理能力是项目成功的重要保障

分类:产品中心 文档管理 37

Mobox项目文档管理系统已经成功部署了大型国企及汽车整机厂、叉车厂,是这些企业研发项目成功的重要技术保障。

项目文档概述

项目文档管理在项目开发中不是很受重视,当发现其重要性时,往往为时已晚。项目问题产生后无据可查,因此项目可能变得混乱。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用,其关键性不容忽视。

项目文档涉及内容

1)项目文档包括文件、档案和资料。

2)文件是在项目中形成、接受和保存的所有记录的信息。

3)档案是在项目中形成的有保存价值的历史记录。

4)资料是在项目中通过各种途径获得的、对项目工作有参考价值的信息材料。

具体项目文档类型可能有:项目计划文档;需求文档;项目执行计划文档;项目变更控制文档;项目沟通文档;项目质量管理文档;项目风险管理文档等。

项目文档管理是项目成功的重要而基础的一环

存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理,那么它也就不是一个规范、标准的项目。文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量,高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档,对于提高项目管理水平和项目质量有极其重要的意义。选择一款优秀的项目文档管理系统是一个非常不错的选择。Mobox 项目文档管理软件

针对项目文档管理的特殊功能描述

方法1)可以设置项目文档管理系统的项目来源于Gungho项目系统(就是Gungho里面的项目文件自动归档到Mobox),2个系统数据打通设置参考:

Gungho项目文档自动归档到Mobox文档系统

方法2)对Mobox项目文档管理中心进行操作

1、用项目模板对应生成项目文档结构目录
项目名称XX

1       项目阶段1

                   1_1  关键任务1

                   1_2  关键任务2

         2       项目阶段2

                   2_1  关键任务3

因为,我们的项目实施的计划结构是大多是相似的,可以实现给不同的项目做相关的结构模板。

Mobox系统可以导入模板,从而自动生成项目结构

1、  可以通过Excel建立项目模板

 

2、  导入模板生成项目文档结构树

 

3、项目文档阶段/任务,提交文档完成度设置
项目在实施的时候,各个阶段或任务其对要求上交的文档是有要求的。这个判断可以有管理员来分析确定。当某一个阶段的文件已经提交完整,我们可以对这个文件夹设置一个“已完成”的状态标识,并对文件夹颜色进行区分,这样其他人员能一目了然的知道目前项目文档归档的状态

可以设置项目文件夹的状态

 

4、实用的文档分级分权管理
由于一个项目中,同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成,因此权限设置必须类型广、组合多,针对特殊情况具有特殊的方法来应对。应当注意,权限管理是为了让项目人员在许可的权限下,更加可靠、准确的使用文档,绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。

1)可见

可见:被设置的“目录”是可以在该员工系统中显示出来

2)展开

展开:当前“目录”员工看到后,可以展开,看到目录内的文件及目录

3)  浏览

可以对文件进行浏览查看,但不能下载

4)上传

有上传权限:员工可以向当前“目录”上传文件

5)下载

有下载权限:员工可以下载当前“目录”中已经上传的文件

6)编辑

有编辑权限:可以在当前目录删除或覆盖,自己上传过的文件

没有编辑权限:已经上传的文件自己不能覆盖或者删除

项目文档管理总结:

提高项目文档管理水平,使其更加规范、更加便捷,才能令项目管理工作更加顺利的进行,最终使项目达到更好的成果,目前Mobox项目文档管理系统5用户免费,可以加 吴工(微信:13805711962)联系获取

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