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文控是做什么的 文控是做什么的

文控是做什么的

分类:业内新闻 44

很多人不明白企业文控是做什么的,这里详细说说

文控岗位:是负责公司文件和资料的管理、控制、监督和指导的人员,其主要工作内容包括:

规划、协调全公司文件、资料工作,并对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度,并严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。负责公司各种文件、资料的收集、整理、分类、存档、保护、统计等工作,确保文件资料的安全、完整和有效利用。开展文件、资料的宣传、咨询活动,主动为公司各项工作和员工服务,并开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。

具体来说

1、建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号。

2、对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;

3、及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。

4、防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全;

5、公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

6、做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。

7、每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8、对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计,并定期上报主管部门。

此外,根据具体公司的不同需求,文控人员还可能承担其他与文件管理相关的工作,如文件资料的分发、回收、作废管理,电子文件上传OA等。在一些使用文控软件的公司,文控人员还需要将各种文件的特征数据及文件的电子版录入软件中。

注意,以上内容只是对文控这一职位的普遍描述,并不代表所有公司的文控职位都完全相同。具体职责可能会因公司规模、行业、文化等因素而有所不同。

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总的来说,文控人员是公司文件和资料管理的重要角色,他们需要具备扎实的文件管理知识、严谨的工作态度和高度的责任心,以确保公司文件和资料的有效管理和利用。

 

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