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企业文件管理系统在企事业单位的重要性 企业文件管理系统在企事业单位的重要性

企业文件管理系统在企事业单位的重要性

分类:业内新闻 17

随着企业的规模扩大和部门增多,在文档管理方面面临着不小的挑战,严重影响着企业的进一步发展和信息化进程企事业单位在文件管理方面的问题有:

1、文档众多、类型多样,散落存储在员工个人手中或个人电脑上,需要查找调阅时东奔西跑,非常不便。

2、员工离职或调岗后,重要工作资料可能会丢失、外泄,严重威胁到企业的利益与安全。

3、数量庞大的文档资料急切需要实现组织、归档、分类、检索与查阅。

4、采用传统的纸质管理,不仅容易丢失,而且大量复印、打印,纸张成本很高,浪费严重,利用效率也不高。

5、纸质文件不易保存,重要文件损坏后不可修复。

6、对于相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制等

为此企事业单位需要企业文件管理系统:

1)国产软件

2)采用更高安全机制的文件共享解决方案

推荐使用Mobox享存作为应对解决方案。享存企业文档柜管理使用网络存储技术(不采用windows目录共享机制,从而绕开了445端口),可以快速便捷的在企业的任何有网络环境的地点上传下载工作资料和数据文件。这样不仅将整个企业的文件资料做到了统一集中化管理,减少了文件资料占用的存储介质空间,降低了文件在传递过程中感染病毒木马的风险,而且实现了企业办公的“随时随地”化,极大的提升了企业员工的工作效率,同时改善了员工的办公体验。

3)提供完善分级分权的文档管理功能

系统分3级:(系统管理员)-》可以授权给(文档柜管理员)-》可以授权给(文件夹管理员)。实现集团与分子公司间组织架构和职能既集中又能实现分权管理。

权限指定给(个人)、(角色)、(部门)、(单位):可见、可展开目录、浏览,上传、下载、修改 等,完美的覆盖各种权限需求

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