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项目文档管理的重要性及实现方式 项目文档管理的重要性及实现方式

项目文档管理的重要性及实现方式

分类:业内新闻 110

在项目推进过程中,因管理不善丢失项目文件的情况时有发生。大家都都知道项目文档管理的重要性,如果一个项目缺乏项目文档管理,那么它也就不是一个规范、标准的项目。项目文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量,高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档,对于提高项目管理水平和项目质量有极其重要的意义。

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项目文档阶段/任务,提交文档完成度设置

项目在实施的时候,各个阶段或任务其对要求上交的文档是有要求的。这个判断可以有管理员来分析确定。当某一个阶段的文件已经提交完整,我们可以对这个文件夹设置一个“已完成”的状态标识,并对文件夹颜色进行区分,这样其他人员能一目了然的知道目前项目文档归档的状态

可以设置项目文件夹的状态

实用的文档分级分权管理

由于一个项目中,同一项工作有可能需要不同任务组的多个人员同时协作完成,因此权限设置必须类型广、组合多,针对特殊情况具有特殊的方法来应对。应当注意,权限管理是为了让项目人员在许可的权限下,更加可靠、准确的使用文档,绝不应该增加更多复杂不便的管理操作。

 

平常一个项目往往是一个团队参与,而每个成员都可能产生文档,如何做好项目文档管理,是项目管理者需要考虑的问题。

项目文档管理中常见问题

1)文档存储分散,难以统一控制,易丢失

大部分的文档都分散于不同员工的电脑里,丢失风险大。项目组成员获取相关文档信息不便,影响工作效率。

2)重要文件修改没有留痕,找不到责任人

重要的项目文件被修改,查询不到文档操作记录,找不到相关责任人,文档安全难以保障。

3)文档版本多次被修改,无法确定最终版本

项目文件被多人进行校阅,修改,导致最终版本混乱,无法区分最新版本,一旦看错文件,将会对项目进度及项目质量造成重大损失。

4)流程审批过程繁琐,异地难审批

使用传统的纸质流程,或者PC端线上审批流程,审批节点冗长而繁复,完成一个流程的审批需花费大量时间,未能及时获得审批信息,导致延误工期,造成损失。

5)大文档传输不便,文档搜索查找困难
电脑硬盘存储了非常多的文件,随着文件越来越多,查找所需要的文件就会变得越来越困难。

项目文档管理的重要性

1)知识积累

避免人员调动,员工离职等带来的知识的流失;构建和规范项目文档库。

2)知识安全

保护文档隐私,避免信息泄露。对权限的设置更加严格。

3)文档质量

创建项目的知识体系和脉络,有效保证文档的正确性,降低质量事故发生率。

4)成果交付

项目文档作为项目交付物,是项目验收的依据。尤其对于研发类项目而言,最后的交付物基本都是各类文档

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