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Mobox文档管理超级功能 - 引用文件 Mobox文档管理超级功能 - 引用文件

Mobox文档管理超级功能 – 引用文件

分类:产品中心 产品手册 文档管理 164

什么情况下我们需要使用引用文件功能

众所周知Windows的资源管理器在文件管理的时候,相同的文件出现在不同的文件夹内的时候,是需要复制来完成的。在2个不同文件夹下面的相同文件,管理逻辑下是认为2个不相关的文件。

这种管理方式好处是简单,坏处是无法体现这是一个相同的文件。Mobox文档管理系统可以很好的管理这类文件。我们的相同文件存放在不同的文件夹,采用了引用文件的方式来管理。

    • 这个被引用的文件一般来说是一个标准文件
    • 这个文件可能会在不同文档柜下的多个文件夹里面用到
    • 原始文件一更新,所有引用的位置的文件都自动更新

什么样的文档柜里能引用文件?

文档柜创建后,【文档能被引用】选项必须打勾

 

可以被引用的文档柜(通用文档柜)界面表现

注意:这个文档柜的左下角有

 

怎样文件引用

  • 文档柜根节点不能引用文件
  • 必须在文件夹内才能引用文件

 

引用文件过程:

 

文件引用过来后界面表现:

文件被引用到当前文件夹后,其权限是怎样管理的?

重点描述:被引用的文件的权限,与当前引用位置文件夹权限无关。其权限判断通过该文件所在原始文档柜所定义的权限

举例:我们引用的 (其原始文档柜是:技术方案)

这个原始文档柜定义的权限,这个 文件不能下载 ,只能浏览

 

而当前被引用到了:公司资质文件\2021  文件夹内

这个 公司资质文件\2021 文件夹的权限

 

这个定义情况下:

公司资质文件\2021 文件夹,里面自己上传的文件 ,都可以下载

公司资质文件\2021 文件夹,里面引用的文件,不能下载,只能浏览 (因为引用文件的权限来自其原始文档柜里面的权限设置,与当前文件夹权限设置无关)

 

引用文件的更新

一个文件被引用到多个文件夹下的时候,系统可以实现当原始文件更新后

方法一:自动更新所有被引用的文件

方法二:可以不自动更新,也允许手工自己更新

具体看设置:

总结:

Mobox的引用文件管理功能与制造业中的借用件管理很相似。完美的解决了一个文件在不同文档柜、文件夹中的多次出现(降低的存储空间),也可以实现原始文件修改后,引用该文件的文件夹内的文件也会自动更新。

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